山貴、的名刺管理術:トヨタ式整理術エッセンス導入のススメ(名刺編)

 今回の記事は「自己紹介」「発達凸凹」のカテゴリー区分してあるものの、発達系のライフハックというよりも一般のライフハックの方がより近い話題を記してみたい。
 
 ところでこれをご覧の皆様へお聞きします。

 整理整頓って出来てますか?

 私は正直出来てません。

 なので今回の記事は出来ていない私が言えた話ではありません(笑)

 ありませんけど・・・ただこれをすることによって改善ができました。ほんと少しはマシになりました!そんなマジックを今回は教えたくて投稿しましたよ♪

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トヨタ式整理術を使いましょう!

今回のテキストはこちら

全図解「トヨタ式デスク整理術」 

プレジデントオンラインさまより

青札貴札赤札作戦

詳しくは本文を見てもらえれば私が言う必要などないのですが・・・山貴的に解釈した内容を記事にしますね。

この整理術は基本的に、

  • 「使えるもの」
  • 「使わないもの」
  • 「使えないもの」

と3つに分けることが全てに通じる言葉なのです。そこでまず第1にすべき仕事は

  • 「使えるもの」・・・青札
  • 「使わないもの」・・・黄札
  • 「使えないもの」・・・赤札

 このように分類します。方式は付箋紙がいいですね。なるべく大きいもの。細いものは目に見えにくいです。

 その付箋を貼った後、「使えないもの」の赤札は綺麗さっぱりに捨ててしまいましょう!と言う簡単なお仕事なのです。

 あーこれでスッキリ♪

整理したら

 ちなみに青札は見えやすいところに置いておきましょう。
 黄色札はアーカイブ化するけど、それと同時に書類保存期限を設定しましょう。その時にそれでもいらない場合にのみ捨てると言う簡単なお仕事を行使!
 なおそれでもためらう場合はスキャンという飛び道具がありますがこれは機会があったらそのうちに・・・。

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そこで名刺整理作戦!

 ではここで一例を。

 皆様、名刺って溜まりがちですよね。
 昔のビジネスモードなら名刺ホルダーに管理していざという時に検索する財産として使ってましたが・・・今はそんなやり方は無駄です。頂いた名刺をいかに捨てられるかだけを考えましょう。

 そこで青札黄札赤札作戦です。もっとも名刺の場合は付箋紙が勿体無いので、机の上で青札黄札赤札作戦をすればいいのです。

  • 青札・・・現在進行形で付き合っている人
  • 黄札・・・1年以内に会ったことのある人か1年以上会っていなくても繋がっている人
  • 赤札・・・1年以上会ったことがない人で音信不通の人

 そして赤札認定された人は捨ててしまいましょう!

 あーこれでスッキリ♪ 関係整理するってこんなに気持ちが良いのですね♪←ちょっとマテ!!(笑) ※冗談です。

 ただ捨ててしまった名刺の人とその後また会ったらどうするか・・・その時はまた名刺をいただければいい話です。
 それでも心配なら今はスマホで使える名刺管理アプリがあるのでそれを使いましょう。そうすればすぐに捨てられると思います。

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発達系当事者の方は少々コツが・・・

 さて今回の投稿は以上ですが、ここでちょっと待て!、上記の方式はあくまで通常バージョンです。従って発達系当事者の方はこの手法だけではできないところがあります。

 あくまでこの考え方を基本ラインとしながらも当事者ならではのコツが必要になってきます。

 というのも発達系の人たちはなかなか顔を覚えられない残念な特性がある(人もいる)からです。
 残念ながら定型の人のようなスマートのやり方は無駄です。そこでどうするか・・・。

 ここは素直に名刺ホルダーを買いましょう!モノが増えてもしょうがありません。モノに頼りましょう!
 A4(もしくはB5)ファイルサイズ一択になります。A4サイズの名刺ホルダーは少々値段が高いですが躊躇はいりません。素直に買いましょう。必要経費です!

 そして頂いた名刺に会った時の日付(これ最低限必要)・顔立ちや雰囲気や言動など特徴などを書いていくのです。忘れないために。
 書いたら即名刺ホルダーに入れていきます。そしてここからが重要!ここで青札黄札赤札作戦を決行するのです!

 1ヶ月に1度は名刺ホルダーを見返す日を設定して見返していきましょう。その時に

  • 青札・・・現在進行形で付き合っている人
  • 黄札・・・1年以内に会ったことのある人か1年以上会っていなくても繋がっている人
  • 赤札・・・1年以上会ったことがない人で音信不通の人

 をすればいいわけです。簡単なお仕事ですね(^ ^)

 それでももし「1年ぶりに会ったけど名刺を捨ててしまった」場合・・・があっても慌てる必要はありません。その時は再び頂いて青札期間を1年半なり2年なり期限を延ばせばいいわけです。そしてその間に電話帳なりアドレスブックに記入すればいいわけです。再会した人でつながりが保たれればあなたにとって青札級の大切な人なのですから。

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トヨタ式整理術導入のススメ

 以上がトヨタ式整理術のエッセンスを取り入れた名刺管理術について記してみました。このトヨタ式整理術、知ると使える場面が増えてきそうで結構使える感があります。私も随所に取り入れたいものですね。

発達凸凹
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山貴、"語り部"屋